Magazzino

Questo modulo permette la gestione di uno o più magazzini, il caricamento e l’archiviazione dei dati anagrafici e contabili dei prodotti e di tutti i documenti relativi agli acquisti, le vendite e i trasferimenti tra magazzini. Se associato al modulo Divisioni diventa semplicissimo gestire sedi periferiche o interne all’azienda. Ecco alcune caratteristiche:

• Magazzini e depositi: aziendali, di filiali, di clienti, di fornitori, fiscali e non fiscali.
• Prodotti con codice interno, descrizione, immagini, note ed un numero illimitato di alias e codici a barre
• Causali di magazzino completamente parametrizzabili
• Gestione di destinazioni diverse per clienti, fornitori e documenti
• Ricarico prodotti a percentuale e a margine di contribuzione.
• Sconti in base all’articolo e/o al cliente
• Categorie merceologiche a 3 livelli
• Fino a quattro unità di misura per prodotto
• Unità di misura predefinita per scorte, acquisto, vendita, tecnica, listini
• Listini cartacei anche con immagini e note
• Valorizzazione prodotti LIFO, FIFO, Costo medio, Costo medio periodo aggiornati in tempo reale
• Inventario ed apertura magazzini manuale o da file

Dettagli prodotti

Genioso può suddividere un prodotto in dettagli di tre tipologie diverse:

• Numeri di serie
  Per i prodotti numerati singolarmente: ad esempio componenti hardware, prodotti fatti a mano ecc.
• Lotti ad un livello
  Per i prodotti classificabili per lotto di produzione, misura, qualità ecc. e/o con scadenza
• Lotti a due livelli
  Per i prodotti classificabili in base a due proprietà principali ad esempio taglie e colori

Ogni dettaglio contiene tutte le informazioni relative all’esistenza, disponibilità, evadibilità ecc. per ogni magazzino dell’azienda e può essere movimentato in qualsiasi tipo di documento. I dettagli possono avere prezzi di vendita diversi dal prodotto padre Sono disponibili stampe della situazione dei prodotti e relativi dettagli, in uno o più magazzini, in griglie con righe e colonne che si adattano automaticamente alla tipologia del dettaglio

Cronologia Prodotti

La procedura mostra tutti i movimenti di magazzino relativi al prodotto riportando l’immagine, la divisione, data movimento, dettaglio, magazzino, causale, intestatario con i valori di carico, scarico ed esistenza progressiva. Evidenziando in rosso i punti in cui l’esistenza è negativa, rende semplicissimo individuare eventuali errori ci caricamento. Le colonne visualizzate nella griglia si adeguano automaticamente in base al tipo di prodotto e ai parametri di ricerca inseriti e per ogni riga è possibile richiamare il relativo movimento, il documento e la scheda anagrafica dell’intestatario.

Dati contabili prodotti

Questa finestra permette di consultare i dati contabili di un prodotto suddivisi per divisioni, magazzini e dettagli. Un comoda interfaccia permette di accorpare i dati di più magazzini e più dettagli visualizzandone i totali a quantità e valore. L’aspetto della finestra si adegua automaticamente alla tipologia del prodotto ed al tipo di dettagli.

Listini di Vendita

Genioso gestisce un numero illimitato di listini di vendita. I prezzi di un prodotto o di un dettaglio possono essere caricati manualmente utilizzando le righe di tipo Prezzo imposto, oppure calcolati in automatico applicando un ricarico in percentuale e/o importo ad uno seguenti valori:

• Costo ultimo
• Costo massimo
• Costo medio periodo
• Costo medio movimento
• Costo LIFO
• Costo FIFO
• Costo imposto

Il calcolo del prezzo dei prodotti può essere eseguito in Tempo reale o manualmente, applicando il ricarico:

• Percentuale
• Margine di contribuzione

Grazie ad una intuitiva interfaccia è possibile impostare le percentuali di ricarico di tutti i prodotti appartenenti ad uno specifico gruppo o all’intero listino inserendo un’unica riga di listino. Infine è possibile assegnare uno sconto predefinito in percentuale e/o ad importo per ogni riga di listino e impostare l’arrotondamento, sul valore imponibile o ivato, per un singolo prodotto/dettaglio o per l’intero listino I dettagli dei prodotti possono avere un prezzo diverso rispetto al prodotto padre, questa funzione permette di ridurre notevolmente il numero di informazioni da caricare in magazzino.

Documenti

Con Genioso è possibile emettere i seguenti tipi di documento:

• Fatture vendita e acquisto, immediate e accompagnatorie
• Fatture prestazioni con ritenuta d’acconto e contributi cassa previdenziale
• Documenti di trasporto vendita e acquisto
• Scontrino
• Trasferimenti interni tra magazzini e divisioni
• Preventivi
• Fatture pro-forma
• Fatture di servizi
• Ordini Clienti
• Ordini Fornitori
• Generazione Fattura Elettronica per la Pubblica Amministrazione

In base al tipo di documento è possibile inserire fino ad otto tipi di righe diverse:

• Prodotto/dettaglio
• Servizio
• Prestazione soggetta a ritenuta
• Contributo cassa previdenziale
• Reso
• Spese
• Anticipo
• Imposta aggiuntiva
• Sconto
• Trasferimento
• Deposito
• Annotazione

Inoltre è possibile gestire movimenti di Omaggio totale, Omaggio imponibile, Fuori magazzino e tre destinatari per ogni documento. Grazie alla innovativa interfaccia tutte le informazioni importanti sono sempre accessibili immediatamente o con un semplice click. Ad esempio, l’altezza delle righe viene calcolata automaticamente per mostrare tutto il contenuto della descrizione e le note della riga, il pannello di informazioni sulla riga corrente mostra l’immagine del prodotto, esistenza, disponibilità ed evadibilità del prodotto/dettaglio nel magazzino movimentato e nella totalità dei magazzini, l’ultimo prezzo praticato all’intestatario del documento e l’ultimo costo con le rispettive date. Con un click è possibile caricare nuove anagrafiche e prodotti senza abbandonare la finestra del documento; oltre alla ricerca prodotti per codice e/o descrizione, è possibile utilizzare lettori di codici a barre emulazione tastiera ed usb.

Revisione prezzi documenti

Questa procedura consente di revisionare i prezzi di documenti sia di acquisto che di vendita. Il prezzo inserito nel documento viene confrontato con l’ultimo prezzo praticato all’intestatario del documento evidenziando le differenze con una barretta rossa verticale.

Generazione fatture riepilogative

Possono essere generate in automatico o in modalità interattiva; in questo caso, alla fine dell’elaborazione di ogni cliente, vengono mostrati i documenti riepilogati ed il documento ottenuto che è possibile confermare, ignorare o modificare nella data e numero.

Ordini Clienti e Ordini Fornitori

Le righe ordine possono contenere:

• Prodotti/dettagli
• Servizi
• Imposta aggiuntiva
• Annotazione

Il colore della prima casella sinistra della riga varia in base allo stato della riga stessa che può essere:

• Aperta
• Parzialmente evasa
• Evasa
• In spedizione
• Sospesa
• Bloccata

È possibile aggiungere nuove righe in ordini anche parzialmente evasi e riaprire ordini chiusi.

Evasione ordini clienti

Possibilità di evadere più ordini contemporaneamente, gestione dei dettagli (numeri si serie, lotti, taglie e colori) sia al momento dell’emissione documento che in momenti diversi, generazione automatica dei documenti di trasporto e vendita dagli ordini in evasione.

Evasione ordini fornitori

Possibilità di evadere più ordini contemporaneamente, suddivisione sulle righe di sconti, spese di trasporto e spese accessorie. Evasione delle righe con dettagli (numeri si serie, lotti, taglie e colori) con possibilità di caricare ed evadere i nuovi dettagli al volo.

Contabilità

Questo modulo contiene tutte le funzioni per la gestione contabile dell’azienda. Partendo dal caricamento dei movimenti di Prima Nota fino alla stampa dei Registri IVA, Liquidazione IVA, Libro Giornale, Bilancio ecc. Ecco alcune caratteristiche:

• Piani dei Conti predefiniti con la possibilità di personalizzazione all’interno dell’azienda
• Profili fiscali per la generazione automatica dei valori da inserire nel Modello unico
• Regimi IVA per azienda e divisione
• Causali contabili predefinite con la possibilità di personalizzazione all’interno dell’azienda
• Finestra per il caricamento delle Registrazioni di Prima Nota di qualsiasi tipo.
• Caricamento e modifica dei corrispettivi di un mese in un’unica finestra, con la possibilità di suddivisione in diverse tipologie indicando conti e sottoconti diversi per ogni tipologia e con la possibilità di registrare corrispettivi in modo dettagliato, fornendo i dati anagrafici di ogni scontrino.
• Procedura guidata per il caricamento di Fatture Emesse con registrazione automatica dei movimenti di incasso e ritenuta d’acconto
• Procedura guidata per il caricamento di Fatture Ricevute con registrazione automatica dei movimenti di pagamento, ritenuta d’acconto e relativo versamento
• Procedura guidata per il caricamento di Note di credito e Note di debito con registrazione automatica dei movimenti di pagamento/incasso, ritenuta d’acconto e relativo versamento
• Procedura guidata per il caricamento di Incassi e Pagamenti di Fatture con IVA per Cassa
• Procedura guidata per il caricamento di Fatture, Note di debito e Note di credito ricevute da soggetti intracomunitari. La procedura guidata genera automaticamente le due registrazioni (il documento e la rispettiva integrazione) previste dalla normativa
• Finestra di visualizzazione dei Partitari con saldo progressivo di conti, sottoconti, clienti e fornitori
• Finestra di visualizzazione dei dati contabili di conti, sottoconti, clienti e fornitori con totali per divisione e per azienda
• Gestione Partite e Estratto conto
• Gestione Ritenute d’acconto
• Controllo automatico della Tracciabilità dei pagamenti in contanti
• Gestione delle stampe provvisorie e definitive di Libro Giornale, Registri IVA, Liquidazione IVA con la possibilità di stampare un intero anno in un’unica operazione
• Generazione automatica o manuale delle registrazioni contabili dei documenti di vendita e di acquisti e le relative scadenze
• Gestione Estratto Conto Clienti/Fornitori con avanzate opzioni di ricerca, profili di stampa personalizzabili e la possibilità di inviare una email con allegato in formato pdf a tutti i clienti con partite aper con soli tre click del mouse.
• Procedura guidata Saldaconto per la generazione delle le registrazioni di Incasso e/o Pagamento relative alle partite aperte. In particolare questa procedura consente di:
  • Impostare i parametri di ricerca delle partite aperte e delle le relative scadenze non ancora contabilizzate
  • Impostare un importo totale pagato/incassato che verrà confrontato con il totale delle registrazioni. Questa funzione è molto utile in caso di assegni utilizzati per pagare/incassare più partite
  • Pagare/incassare un importo diverso da quello stabilito nella scadenza. In questo caso la procedura marca come contabilizzata la scadenza originale e genera una nuova scadenza con l’importo residuo.
  • Identificare i documenti emessi con IVA per Cassa e generare le registrazioni di incasso/pagamento suddividendo l’importo in base alle aliquote iva del documento.
  • Scegliere il conto/sottoconto da utilizzare per il pagamento/incasso.
  • Controllo della tracciabilità dei contanti segnalando eventuali movimenti di importo superiore ai 1000 euro.
  • Visualizzazione e modifica delle registrazioni e delle scadenze generate prima di confermarne il salvataggio.
  • Accesso diretto alla finestra di ricerca delle registrazioni di Prima Nota e Scadenze senza uscire dalla procedura.
• Procedura guidata per il calcolo e la stampa del Bilancio contabile di un intero anno o di un periodo a scelta.
• Gestione della Comunicazione Annuale IVA con generazione del file per l’invio telematico e stampa del modello.

Finestre di ricerca e Stampe al volo

Le finestre di ricerca di documenti, prodotti, anagrafiche ecc. presentano tutte una modalità di ricerca rapida con i campi più importanti accessibili immediatamente ed una finestra di ricerca avanzata per effettuare ricerche più complesse. Il risultato della ricerca è configurabile in base alle esigenze del momento ed è possibile memorizzare la configurazione in modo permanente, condividerla con gli altri utenti e stampare al volo il risultato della ricerca con la configurazione corrente. Le possibilità di personalizzazione comprendono:

• Posizione, dimensione e selezione colonne
  É possibile spostare, ridimensionare, nascondere o aggiungere le colonne scegliendole dalla lista delle colonne disponibili nella finestra Personalizzazione.
• Ordinamento righe
  Su ogni colonna, cliccando sull’intestazione.
• Raggruppamento
  È possibile raggruppare ad albero le righe per una o più colonne semplicemente trascinando con il mouse l’intestazione di qualsiasi colonna nell’apposita sezione situata nella parte alta della griglia.

È possibile filtrare ulteriormente il risultato della ricerca digitando i valori da selezionare nelle caselle presenti sotto l’intestazione di ogni colonna.

Divisioni aziendali

Queste vanno intese sia come divisioni all’interno dell’azienda stessa, con la gestione di vari magazzini e vari registri IVA, che come filiali o sedi periferiche. È gestito il trasferimento dei prodotti a costo ultimo tra le divisioni ed il ricevimento degli stessi con generazione automatica dei movimenti di carico e dei documenti. In base ai permessi, gli utenti possono/non possono vedere i movimenti effettuati ed i documenti emessi in altre divisioni. La situazione dei prodotti in tutti i magazzini, invece, è sempre visibile per permettere ordini interni. Sono disponibili varie stampe della situazione di cassa giornaliera per Divisione o totale; è sempre possibile generare dei report personalizzati.

Registratori di cassa

Genioso gestisce il collegamento con le casse in modalità stampante fiscale. Configurata la cassa, è possibile personalizzare la finestra proposta per gli incassi con i pagamenti comunemente utilizzati.

Gestione utenti e password

È possibile caricare un numero illimitato di utenti ed associare ad ognuno di essi i permessi che stabiliscono cosa può visualizzare, modificare, eliminare, inserire e stampare oltre alla definizione dei tempi di utilizzo. È possibile che configurare le stampe dei documenti in modo da evidenziare il nominativo dell’utente che ha emesso il documento. Ogni utente può modificare i suoi dati personali, la password e la domanda di sicurezza per recuperare la password smarrita.

Configurazione e stato server

Gli utenti di tipo Amministratore possono visualizzare lo stato del server, l’elenco degli utenti al momento connessi e modificarne la configurazione

Esportazione dati

Genioso è in grado di esportare i risultati delle stampe in 14 formati diversi: PDF, RTF, Excel, Testo, HTML, HTML (file unico), XHTML, XML, TIF, TIF Multipagina, JPEG, PNG, Bitmap, EMF I files creati durante l’esportazione possono essere salvati anche in formato .Zip e inviati come allegati ad un messaggio email direttamente da Genioso.

Backup pianificati

Il programma è in grado di eseguire copie automatiche nelle ore e nei giorni pianificati dall’Amministratore, anche con gli utenti al lavoro.

Restore

Il ripristino di un backup precedente può essere eseguito solo dagli utenti di tipo Amministratore, ed è indipendente dal sistema operativo su cui è stato effettuato il backup; cioè è possibile ripristinare un backup eseguito su un server Windows su un server Linux e viceversa.

Scadenziario

Viene gestito in automatico attraverso i pagamenti utilizzati nei documenti ed a mano. In fase di stampa, oltre alla lista delle scadenze, emette anche report con le attività e le passività divise per mese con totali di riga, colonna, sezione e generali.

Gestione messaggi

Invio di messaggi email con accesso alla rubrica degli indirizzi email associati alle anagrafiche clienti, fornitori ecc. Caricamento dei messaggi email con la possibilità di salvataggio di bozze, duplicazione, re-invio e archiviazione. Invio pianificato dei messaggi email con memorizzazione degli stessi, compresi eventuali allegati, sul server.

Stampa etichette

La stampa delle etichette prevede, oltre al codice a barre, anche l’immagine dei prodotti e tutte le variabili ad essi collegate. E’ possibile utilizzare comuni stampanti laser o ink-jet con fogli A4; il programma permette di selezionare l’etichetta di partenza.

Modifica gruppi di anagrafiche o di prodotti

Questa utility permette di modificare uno o più campi di un numero arbitrario di anagrafiche o prodotti con una semplice procedura guidata.

Progettazione stampe

Genioso permette di personalizzare qualsiasi tipo di stampa. Il modulo di gestione dei progetti di stampa è un modernissimo strumento per la realizzazione di stampe personalizzate di qualunque tipo, comprese le etichette. L’utente può partire da una stampa predefinita apportando modifiche o crearne una nuova da zero utilizzando una semplice procedura guidata. La progettazione dei modelli di stampa avviene in modalità WYSIWYG; permette, cioè, di vedere quello che sarà stampato. Il programma di progettazione permette di personalizzare l’aspetto delle stampe, impostando colore, tipo e dimensione dei caratteri ed il contenuto inserendo formule, totali parziali e generali, gli estremi del compilatore del documento ecc.

Regole per il caricamento dei dati

Nella finestra delle Preferenze è possibile configurare i controlli da effettuare durante il caricamento dei dati anagrafici, delle registrazioni ecc. e in che modo comportarsi in caso di di dati mancanti o errati.